Arkevia : guide complet 2026 pour activer et utiliser votre coffre-fort numérique RH
La gestion administrative des carrières bascule vers le tout numérique. Fini les classeurs débordants de fiches de paie papier qu’on peine à retrouver lors d’une demande de prêt immobilier. Si votre employeur a déployé Arkevia, vous bénéficiez désormais d’un outil centralisant toute votre vie professionnelle. Entre l’activation du compte, la gestion d’un code secret égaré et la sécurisation de vos documents après un départ de l’entreprise, la prise en main nécessite quelques bons réflexes. Ce guide vous montre pas à pas comment maîtriser cet outil et sécuriser vos droits sur le long terme.
En bref
- Sécurité certifiée : solution d’archivage électronique développée par le groupe Cegedim, garantissant l’intégrité totale de vos bulletins de paie.
- Pérennité assurée : conservation légale de vos documents pendant 50 ans, avec un accès maintenu même après votre départ de l’entreprise.
- Gratuité totale : un service financé à 100 % par l’employeur. Le salarié ne paie rien.
- Accessibilité mobile : navigation optimisée via une Web App (MyArkevia) consultable sur smartphone et ordinateur sans téléchargement sur les stores.
- Valeur légale : certification NF Z42-013 conférant à vos fichiers numériques la stricte valeur juridique de l’original papier.
Comprendre le fonctionnement d’Arkevia et de MyArkevia
La transition vers la dématérialisation RH soulève souvent des questions sur le traitement des données. Conçue par le groupe Cegedim, cette plateforme SaaS répond à des normes strictes de cybersécurité grâce à la technologie Cegedim Web Authentication. L’objectif principal est de supprimer les envois non sécurisés de documents par email classique et de protéger vos données face aux risques de piratage.
La différence entre la plateforme et votre espace personnel
Pour bien utiliser l’outil, il faut distinguer deux termes souvent confondus. Arkevia désigne l’infrastructure globale et la solution B2B utilisée par votre service RH pour distribuer les documents. De votre côté, vous vous connectez à MyArkevia, qui représente votre espace personnel. C’est une interface web privée et étanche : votre employeur y dépose vos fiches de paie, mais n’a aucun droit de regard sur ce que vous y stockez personnellement ni sur vos identifiants.
Activer votre compte Arkevia : la procédure étape par étape
La première inscription conditionne tout le reste de votre expérience. Ce processus d’onboarding est conçu pour lier de manière sécurisée votre identité physique à votre nouveau coffre-fort. Vous avez besoin de deux éléments fournis par votre entreprise : votre matricule salarié (souvent présent sur vos anciennes fiches de paie) et un code secret temporaire.
| Étape | Action à réaliser | Élément requis |
|---|---|---|
| 1. Réception | Guetter l’email ou le courrier d’invitation de votre RH. | Code d’activation à usage unique. |
| 2. Identification | Se rendre sur le portail MyArkevia et cliquer sur « Je m’inscris ». | Matricule entreprise (identifiant salarié). |
| 3. Création | Définir un mot de passe robuste et personnel. | Respect des critères de sécurité (majuscules, chiffres). |
| 4. Validation | Enregistrer immédiatement une adresse email personnelle de secours. | Accès à une boîte mail hors réseau entreprise. |
L’ajout d’une adresse email personnelle dès la première connexion évite de perdre l’accès à vos documents le jour où vous quittez l’entreprise et perdez votre email professionnel.
Pourquoi ce coffre-fort numérique est-il plus sûr qu’un stockage classique ?
Stocker un document sur un ordinateur ou un cloud grand public ne garantit pas son authenticité aux yeux de la loi. Un fichier PDF classique peut être modifié. Le système Arkevia s’appuie sur la norme NF Z42-013 et la certification ISO 27001 pour assurer la valeur probante des documents.
Chaque fichier déposé subit un scellement numérique et reçoit un horodatage certifié. Le document devient infalsifiable. De plus, le partenariat avec la Caisse des Dépôts agit comme tiers de confiance, garantissant la lisibilité des archives sur 50 ans. Le tout fonctionne sous un chiffrement de niveau bancaire, en stricte conformité avec le RGPD.
Comparatif : arkevia vs Google Drive vs classeur papier
Ce tableau détaille pourquoi les solutions traditionnelles sont obsolètes pour la gestion des données RH.
| Critères | Arkevia (Coffre-fort RH) | Cloud Classique (Drive/Dropbox) | Archives Papier |
|---|---|---|---|
| Valeur Juridique | Probante (Certifié NF Z42-013) | Simple copie numérique (contestable) | Original (mais très fragile) |
| Conservation | 50 ans garantis | Dépend de votre abonnement | Soumis aux risques (incendie, perte) |
| Sécurité | Chiffrement + 2FA | Standard (vulnérabilité au piratage) | Nulle |
| Coût Salarié | 100% Gratuit | Payant au-delà d’un certain quota | Coût des fournitures / classeurs |
Gérer vos bulletins de paie et documents RH au quotidien
Une fois votre compte configuré, l’interface sert de point central pour vos démarches. Vous y retrouvez chaque mois vos bulletins de paie, mais aussi votre certificat de travail, vos attestations employeur pour Pôle Emploi, votre BSI (Bilan Social Individuel) ou encore votre solde de tout compte. Le téléchargement PDF reste possible à tout moment pour archiver des copies en local sur votre disque dur personnel.
Comment partager vos documents en toute sécurité ?
Monter un dossier de location immobilière ou demander un crédit bancaire nécessite de fournir des preuves de revenus. Plutôt que d’envoyer des pièces jointes par email (une pratique dangereuse pour vos données), MyArkevia propose un système de partage sécurisé. Vous générez un lien temporaire pour un tiers (banquier, propriétaire). Ce lien lui permet de consulter les documents certifiés pendant une durée limitée (ex: 7 jours). L’accès se révoque ensuite automatiquement, vous redonnant le contrôle total sur la diffusion de vos données.
Problèmes de connexion et perte d’accès : les solutions
Un oubli arrive vite, surtout sur une plateforme consultée une seule fois par mois. La procédure de récupération est automatisée, à condition d’avoir bien paramétré son compte.
Si vous faites face à un mot de passe oublié ou un identifiant perdu, cliquez sur les liens d’assistance présents sur la page de connexion. Le système envoie un lien de réinitialisation sur l’adresse email associée à votre profil.
Que faire si votre code secret est expiré ?
Le code fourni lors de l’embauche possède une durée de vie limitée. S’il est expiré avant votre première inscription, le support technique d’Arkevia ne peut rien pour vous. La sécurité du système impose de contacter directement votre gestionnaire RH. Seul l’employeur possède les droits nécessaires pour générer un nouveau code de première connexion.
Récupérer l’accès après avoir quitté l’entreprise
C’est le problème technique numéro un. Si vous avez quitté la société et que votre compte MyArkevia était uniquement lié à votre ancienne adresse email professionnelle (désormais supprimée), la récupération automatique de mot de passe tourne à vide. Vous devez alors contacter le support Cegedim avec des pièces justificatives (pièce d’identité, ancien matricule) pour prouver qui vous êtes et demander la modification manuelle de l’adresse de contact.
La conservation de vos droits après une démission ou un licenciement
La crainte de perdre l’historique de sa carrière en quittant son emploi est infondée avec ce type de solution. L’employeur n’a pas le droit de supprimer votre accès.
Note importante : En vertu de la Loi Travail (Article L3243-2 du Code du travail), votre employeur a l’obligation légale de garantir l’accès à vos bulletins de paie dématérialisés. Arkevia assure cette continuité de service : votre historique de carrière vous appartient. Vous conservez un accès à vie (dans la limite des 50 ans) à vos documents, même après une fin de contrat.
Questions fréquentes sur l’utilisation d’Arkevia (faq)
Mon employeur peut-il voir les documents personnels que j’ajoute dans mon coffre ? Non. L’architecture technique fonctionne en silos. Votre employeur utilise un canal pour distribuer les documents RH officiels, mais il n’a aucun accès à votre espace personnel. La confidentialité est absolue.
Existe-t-il une application mobile téléchargeable sur l’App Store ou Google Play ? Non. L’éditeur a fait le choix d’une Web App (PWA). Vous accédez au service via le navigateur web de votre smartphone. L’interface s’adapte automatiquement à votre écran. Vous pouvez ajouter un raccourci sur votre écran d’accueil pour simuler l’expérience d’une application native sans saturer la mémoire de votre téléphone.
Quelle est la capacité de stockage gratuite allouée au salarié ? En plus des documents RH envoyés par l’entreprise (qui ne consomment pas votre quota), vous disposez généralement d’un espace de stockage de 1 Go pour héberger vos propres fichiers importants (contrats d’assurance, factures, pièces d’identité).
